INFORMATIVA PRIVACY INFORMAZIONI SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI SENSI DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679 E DEL D.LGS. 196/2003 E S.M.I.
Le presenti informazioni sono rese in ottemperanza a quanto disposto dalla normativa comunitaria (Regolamento UE 2016/679 del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati, di seguito, per brevità, “GDPR”) e dalla normativa nazionale vigente in materia.
TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Titolare del trattamento è l’Istituto di Robotica e Macchine Intelligenti I-RIM, con sede in Largo Lazzarino, 1 – 56122 Pisa, mail: info@i-rim.it.
FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
1) Finalità connesse al trattamento dei dati per formalizzazione o rinnovo dell’adesione all’associazione; erogazione dei servizi previsti dallo Statuto; promozione e stipula di accordi e convenzioni di categoria; formazione culturale e scientifica; gestione di tutti gli adempimenti connessi previsti dallo Statuto. Invio di comunicazioni promemoria e/o di servizio finalizzati al raggiungimento degli scopi associativi (ad es. incontri, conferenze, corsi di aggiornamento, comunicazioni e iniziative a carattere scientifico dedicate agli associati al fine di sviluppare e approfondire le conoscenze scientifiche, la formazione e la ricerca);
2) Invio di newsletter e/o comunicazioni a mezzo ad es. di sms, e-mail, whatsapp, posta cartacea o telefonate aventi a oggetto iniziative ed eventi promossi e/o sponsorizzati riferibili all’attività Statutaria dell’Associazione;
3) Attività di profilazione (ad es. delle competenze professionali o della ubicazione territoriale) ai fini di favorire l’incontro tra parti interessate a collaborazioni o scambi commerciali;
5) Pubblicazione di nome, cognome, titolo, affiliazione, città, foto e video dell’interessato sul sito e sulle pagine social dell’Istituto titolare per finalità di trasparenza;
6) Per finalità promozionali relative all’invio di comunicazioni per esigenze di monitoraggio dell’andamento delle relazioni con gli utenti, di pianificazione ed esecuzione di attività di marketing analitico, strategico ed operativo, per informazione su attività commerciali e promozionali inerenti servizi legati a quelli per cui il rapporto è stato instaurato;
7) Per finalità promozionali relative a indagini di mercato mediante somministrazione di questionari di valutazione o invio di comunicazioni commerciali, promozionali e pubblicitarie concernenti prodotti e servizi di terzi (organizzatori, espositori, operatori coinvolti in manifestazioni fieristiche od operanti anche in altri settori affini).
PERIODO DI CONSERVAZIONE
Per le finalità descritte ai punti sub 1) e 2) i dati saranno conservati per tutta la durata del rapporto associativo e, dopo la cessazione, per tutto il periodo prescritto dalla legge. In caso di eventuale contenzioso, per tutta la durata dello stesso, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione. Per la finalità descritta al punto sub 3), 4), 5), 6) e 7) i dati saranno conservati fino alla revoca del consenso. In mancanza di revoca, per tutta la durata del rapporto associativo.
SEDE E MODALITÀ DI TRATTAMENTO
Il trattamento dei Suoi dati personali avverrà presso la sede sita in Largo Lazzarino, 1 – 56122 Pisa nonché presso le sedi operative del Titolare e sarà svolto in forma automatizzata e manuale, con modalità e strumenti volti a garantire la massima sicurezza e riservatezza, ad opera di soggetti espressamente autorizzati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti. I dati forniti saranno utilizzati con strumenti cartacei, informatici e telematici. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti e accessi non autorizzati. Decorsi i termini di conservazione sopraindicati, i dati saranno distrutti o resi anonimi, compatibilmente con le procedure tecniche di cancellazione e backup.
NATURA DEL CONFERIMENTO E RIFIUTO
Il conferimento dei dati personali è obbligatorio per la conclusione e l’esecuzione del contratto, nonché per l’assolvimento di obblighi ex lege e, pertanto, l’eventuale rifiuto, anche parziale, o l’inesatta indicazione di tali dati determina l’impossibilità per il Titolare del Trattamento di dare corretta esecuzione al contratto e/o a tutti gli adempimenti connessi. Con riferimento alle finalità per le quali è previsto il consenso, il conferimento dei dati personali è facoltativo. Il mancato conferimento, tuttavia, comporta l’impossibilità di perseguire le suddette finalità.
DESTINATARI DEI DATI
Sono destinatari dei dati raccolti e, pertanto, tratteranno per conto del Titolare tali dati, i seguenti soggetti: Commercialista relativamente agli obblighi previsti in ambito fiscale e contabile; Consulenti informatici (o Società di Consulenza) per l’erogazione di servizi relativi all’assistenza e alla manutenzione del software e dell’hardware; E-mail provider e pec provider; Istituti bancari e assicurativi; Social Network (twitter; facebook; youtube; linkedin; instagram); Società che erogano i servizi di web hosting; Società che offre servizi di: organizzazione degli eventi I-RIM, segreteria associativa, comunicazioni istituzionali, accreditamento dei corsi di formazione; Società che offrono servizi di postalizzazione delle comunicazioni e delle tessere associative; Società cui è affidata la realizzazione e gestione del sito internet; Società esterna per l’elaborazione e stampa delle tessere associative; Società/soggetti che erogano servizi e/o agevolazioni in favore degli iscritti. Potrebbero essere destinatari dei dati, altresì, avvocati che erogano prestazioni funzionali ai fini sopra indicati. Per conoscere in qualsiasi momento i soggetti cui i Suoi dati verranno comunicati, è sufficiente che Lei ne richieda l’elenco aggiornato scrivendo al Titolare del trattamento ai recapiti suindicati. Inoltre, i Suoi dati potranno essere comunicati a soggetti esterni quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, autorità e organi di vigilanza e controllo e, in generale, soggetti pubblici o privati, legittimati a richiedere i dati (es. Agenzia dell’Entrate, Guardia di Finanza).
SOGGETTI AUTORIZZATI
I dati personali raccolti saranno altresì trattati dai soggetti autorizzati interni che agiscono sulla base di specifiche istruzioni fornite in ordine a finalità e modalità del trattamento medesimo.
DIRITTI DEGLI INTERESSATI – RECLAMO ALL’AUTORITÀ DI CONTROLLO
In relazione ai dati oggetto del trattamento di cui al presente documento, è Suo diritto: – in qualsiasi momento, chiedere al titolare l’accesso ai Suoi dati personali e alle informazioni relative agli stessi (art. 15 del GDPR); la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti (art. 16 del GDPR); la cancellazione dei dati personali che La riguardano (al verificarsi di una delle condizioni indicate nell’art. 17, par. 1 del GDPR e nel rispetto delle eccezioni previste nel par. 3 dello stesso articolo); la limitazione del trattamento dei Suoi dati personali (al ricorrere di una delle ipotesi indicate nell’art. 18, par. 1 del GDPR); – in qualsiasi momento, chiedere e ottenere dal titolare – nelle ipotesi in cui la base giuridica del trattamento sia il contratto o il consenso, e lo stesso sia effettuato con mezzi automatizzati – i Suoi dati personali in un formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico, anche al fine di comunicare tali dati ad un altro titolare del trattamento (c.d. diritto alla portabilità dei dati personali art. 20 del GDPR); – in qualsiasi momento, opporsi al trattamento dei Suoi dati personali al ricorrere di situazioni particolari che La riguardano (art. 21 del GDPR); – in qualsiasi momento, revocare il consenso, limitatamente alle ipotesi in cui il trattamento sia basato sul Suo consenso per una o più specifiche finalità. Il trattamento basato sul consenso ed effettuato antecedentemente alla revoca dello stesso conserva, comunque, la sua liceità (art. 7, par. 3, del GDPR). L’apposita istanza è presentata contattando il Titolare tramite e-mail all’indirizzo info@i-rim.it o lettera raccomandata a/r all’indirizzo Largo Lazzarino, 1 – 56122 Pisa. Qualora Lei ritenga che il trattamento dei Suoi dati avvenga in violazione di quanto previsto dal Regolamento, può proporre reclamo a un’autorità di controllo (Autorità Garante per la protezione dei dati personali – www. garanteprivacy.it), come previsto dall’art. 77 del GDPR, o adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del GDPR).
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